Huvudregistrator - Under tillsättning eller tillsatt, ej sökbar

Beskrivning

Tjänsten är placerad på kommunstyrelseförvaltningen med Kommunchef som närmaste chef.

Arbetsuppgifter

Som huvudregistrator är Du en nyckelperson för Surahammars kommun. Arbetet innebär att Du får i uppdrag att vara huvudansvarig för post som inkommer till kommunen, registratur och kommunarkiv.
Du ansvarar för hanteringen gällande centralt inkommen post samt fördelning av post till förvaltningarna i kommunens övergripande ärendehanteringssystem. Du ansvarar för att registreringen och hanteringen av allmänna handlingar samt personuppgifter genomförs på ett rättssäkert sätt med god kvalitet i vårt ärendehanteringssystem W3D3.
Som huvudregistrator har du rollen som administratör och huvudregistrator i ärendesystemet W3D3. Du är systemansvarig och driver uppbyggnad, utveckling och implementering av systemet tillsammans med nämndsekreterare och handläggare.
Tjänsten innebär också service till media, medborgare och förtroendevalda, samt vägledning till tjänstemän i kommunens olika verksamheter gällande kommunens handlingar. Du gör kvalificerade bedömningar av vilka handlingar som ska registreras och gör sekretessbedömningar när handlingar begärs ut. Det innebär också att Du bevakar att myndigheten fullgör sina skyldigheter vad gäller korrekt hantering, utlämning och förvaring av allmänna handlingar. 
Du ansvarar för upprättande och bevakar efterlevnad av styrande dokument som arkivreglementen, riktlinjer och rutiner för dokumenthantering och säkerhetsskyddsklassade handlingar. Du kommer vara drivande i arbetet med upprättandet och införandet av dokumenthanteringsplan/ informationsplan.
Du kommer vara sammankallande av registratorer från samtliga förvaltningar och hålla i utbildningar för dessa. Det ingår vidare att tillsammans med dina kollegor genomföra utbildningar i diarieföringsfrågor för förtroendevalda.

I tjänsten ingår arbetsuppgifter som arkivarie. Du ansvarar för hanteringen av kommunarkivet samt för den strategiska utvecklingen av arkivfrågor i organisationen. Du utbildar och stöttar kommunens förvaltningar inom olika arkivfrågor, utreder bevarande och gallring och kravställning vid införande av nya IT-system.
Du arbetar också med sedvanliga arkivarieuppgifter såsom att ordna och förteckna arkiv samt arkivsök. I ditt arbete driver du utvecklingen av kommunens arkivorganisation framåt och du kommer att vara en nyckelperson i att skapa förutsättningar för ett framtida e-arkiv. Du kommer ingå i digitaliseringsnätverket i VMKF, vårt gemensamma kommunalförbund där de andra medlemskommuner också deltar.
Du har som arkivarie även en självklar roll när vi tillsammans arbetar med utveckling och kvalitetssäkring och klassning av information, informationsprocesser och administrativa rutiner.

Kvalifikationer

Vi söker Dig med relevant högskoleutbildning inom verksamhetsområdet med statsvetenskaplig, samhällsvetenskaplig eller juridisk inriktning eller motsvarande yrkeserfarenhet som vi finner lämplig. Du ska ha god teoretisk kunskap om förvaltningslagen, offentlighets- och sekretesslagen, arkivlagstiftning och dataskyddslagstiftning.
Du har ett strukturerat arbetssätt, håller god ordning och har förmåga att kunna prioritera och bedöma lämpliga åtgärder. För uppdraget behöver du ha en känsla för god service samtidigt som du kan förklara centrala förutsättningar för en god och väl fungerande ärendeprocess.
Du är administrativt skicklig och vet att strukturera och prioritera utifrån de arbetsuppgifter som kommer till dig. Utöver det så ser vi att du är flexibel och kan agera utifrån en kommuns olika verksamheter och ansvarsområden.
Du har flerårig arbetslivserfarenhet av denna typ av tjänst eller motsvarande.
Du kan på ett bra sätt företräda Surahammars kommun och uttrycker dig väl i tal och skrift.
Stor vikt kommer att läggas vid personlig lämplighet. För att fungera väl i rollen ser vi att du har mycket god samarbetsförmåga samtidigt som du arbetar självständigt och tar ett stort eget ansvar.
Tjänsten är inplacerad i säkerhetsklass och kräver godkänd säkerhetsprövning. Säkerhetsprövning med registerkontroll enligt säkerhetsskyddslagen (2018:585) genomförs innan beslut om anställning fattas. Detta innebär även krav på svenskt medborgarskap.

Villkor

Anställningsform: Tills vidare
Omfattning: Heltid
Tillträde: Enligt överenskommelse

Provanställning kan komma att tillämpas